Anasayfa / Bilgilendirme Süreçleri
NFS BELGELENDİRME ’a belge almak için başvuran adaylar www.nfsbelgelendirme.com.tr internet sitesinden programla ilgili başvuru şartlarını öğrenebilir ve başvuru formunu temin edebilirler. Başvuru sürecinde NFS BELGELENDİRME idari birim sorumlusu tarafından Başvuru Formu(F28) ve Belge Logo Kullanım Sözleşmesi’ni ( BKS-F57 ) adaylara imzalatır. Tek nokta başvurularında her adaya bireysel başvuru formu da Haziran 2019 tarihi itibariyle imzalatılacaktır. NFS BELGELENDİRME akreditasyonları ve belgelendirme programına göre adaylardan doldurularak gelen form, Belgelendirme Müdürü tarafından kontrol edilerek incelenir.
Başvuru formunu gözden geçirme aşamasında, adayların genel eğitim, özel eğitim, genel mesleki deneyim, özel mesleki deneyim ve becerileri başvuru sırasında sunduğu evrak üzerinden ve gerekirse referans kaynaklardan doğrulanmaktadır.NFS BELGELENDİRME kendi çalıştırdığı personeli belgelendirmez. Özel ihtiyacı (herhangi bir engelinin olması, okuma yazma bilmemesi vb.) olan adaylar başvuru formunda durumunu belirtmeli ulusal yeterliliklerle uyuşması halinde ilgili belgelerle doğrulandıktan sonra NFS BELGELENDİRME adayın özel ihtiyaçlarını karşılayacaktır.
Adayın belgelendirme yapılması için yeterli olup olmadığı, NFS BELGELENDİRME ‘un belgelendirme faaliyetini yapabilmesi için yeterlilik ve kabiliyete sahip olması, kapsam ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususlar dikkate alınarak bakılır. NFS BELGELENDİRME bu aşamada tüm adayların sunduğu dokümanları objektif ve sistematik olarak incelemektedir.
NFS BELGELENDİRME ’un Belgelendirme Müdürü tarafından yapılan kontroller sonucunda uygun bulunmayan adayların sınava katılmaları mümkün olmayabilir. Program şartlarını karşılayan adaylar Belgelendirme Müdürü tarafından onaylanır adaylar yazılımda aday havuzunda bekletilir, bekleyen sınavlar var ise adayların kaydı yapılır. Açılmamış sınavlar için en fazla 2 ay içerisinde sınav planlanır Sınav yeri onayları alınıp ve gerekli düzenlemeler yapılıktan sonra sınav açılır ve adaylar sınava alınır. Sınavlar planlama ve diğer prosedürel işlemlerin bitimi sonunda en erken 48 saat sonrasına MYK portal üzerinden sınav açılır adaylar ise en geç yine 48 saat öncesinde bildirimleri yapılır. Sınava alınacak her bir adaya İdari birim sorumlusu gerek telefon gerek mail veya sms atılarak (hangi iletişim yolu ile ulaşılabiliyorsa) sınava girecek adaya en geç sınava 2 gün kala sınav yeri tarihi saati kaç dakika süreceği hakkında bilgilendirmesini yapar.
MYK Ulusal Yeterliliklerinde, belgelendirme başvurusunda bulunan aday için gerekli şartları, yeterlilik için gerekli olan deneyim şartları ve sahip olunması gereken öğrenme çıktıları belirtilmiştir.
Kalite Yönetim Temsilcisi görevlendirmesiyle sınav gözetmeni olmak isteyen adayların başvurusu onaylanır. Atama 3.01-F.06 Sınav Görevlisi Görevlendirme Formu'na göre yapılır.
Kalite Yönetim Temsilcisi görevlendirmesiyle sınav gözetmeni olmak isteyen adayların başvurusu onaylanır. 3.01-F.06 Sınav Görevlisi Görevlendirme Formu'na göre yapılır
Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü başvurusu onaylanmış aday sayısına göre adaylar ile irtibata geçerek sınav gününü, saatini ve aday sayısını belirler.Aday bilgilerini sınava girecek adaylar listesine yazar.Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü veya Kalite Yönetim Temsilcisi sınava girecek Sınav Yapıcıyı, Gözetmeni atar.
Sınav programı, sınavın başladığı tarihten iki gün öncesine kadar; sınav programındaki değişiklikler ile sınava katılacak adayların kişisel bilgileri ise sınav öncesine kadar Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü tarafından elektronik ortamda MYK' ya bildirilir.Akabinde ;internet ortamında Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü tarafından sınav programı yayınlanır.
Sınava ilişkin NFS Belgelendirmeden kaynaklanmayan mücbir sebeplerle değişiklik oluştuğunda sınavın güvenilirliğinin ve şeffaflığının etkilenmesi halinde sınav iptal edilir ve bu durum tutanak altına alınır. Sınava ilişkin meydana gelen her türlü değişiklik aynı gün içerisinde MYK’ ya Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü tarafından bildirilir. Değişikliklere ilişkin kayıt, kanıt ve gerekçe ise iki iş günü içerisinde MYK’ ya iletilir. Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü tarafından açılacak sınav ile ilgili bilgiler başvuru sahiplerine e-posta, telefon ya da sms yolu ile bildirilir.
BelgelendirmeHerhangi bir sebeple Sınav Programında bir değişiklik olması durumunda sınava girecek adaylara, sınavın iptal edildiği ya da ertelendiği bilgisi Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü tarafından e-posta, telefon ya da SMS yoluyla verilir.
o Sınavın iptal edilmesi durumunda, adayın sınava girme hakkı, belgelendirme program şartnamesindeki başvuru şartları değişmediği sürece devam eder. Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü tarafından aday yeni açılacak sınavlarla ilgili bilgilendirilir. o Sınavın ertelenmesi durumunda adaya, sınavın ertelendiği tarih belirtilir. Aday sınavın ertelendiği tarihte sınava giremeyeceğini belirtmiş ise, yukarıdaki durum işletilir. o Ertelenmiş ya da iptal edilmiş bir sınav sonrasında, aday yeni bir sınava gireceğini belirtmiş ve sınava gelmemiş ise sınava giriş hakkını kaybetmiş olur.
NFS BELGELENDİRME’ un kapsamında bulunan tüm Ulusal Yeterlilikler için teorik ve performansa dayalı sınavların yeterlilik birimlerinden başarılı olma şartı vardır. Sınavın teorik veya performansa dayalı olan yeterlilik birimlerinin birinden başarılı olup da diğer bölümünden başarısız olanlar bir (1) yıl içinde tekrar sınav başvurusunda bulunursa bu durumda başarılı olduğu bölümden muaf tutulur.
Belge yenileme başvurusu, NFS Belgelendirmenin belgelendirdiği kişiler tarafından yapılabileceği gibi bir başka Yetkilendirilmiş Belgelendirme Kuruluşunca belgelendirilmiş kişiler tarafından da yapılabilir. Her iki durumda da başvuru, başvuru sahibinin belge yenileme başvuru ücreti ya da belge yenileme sınav ücretini ve ve gerekli olan belgeleri NFS Belgelendirmeye teslim etmesinden sonra kabul edilir.
Belge yenileme başvurusu, başvuru dönemi içerisinde NFS BELGELENDİRME’a yapılmalıdır. Başvuru dönemi, belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden altı ay önce başlar ve belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden altı ay sonra sona erer. Başvuru dönemi başlangıç tarihinden önce ve bitiş tarihinden sonra yapılan başvurular kabul edilmez.
Belge yenileme tek sefere mahsus bir faaliyet olmayıp kişinin yenilediği her belge için geçerlilik süresi sonunda yeniden belge yenileme hakkı bulunur. Belgenin yenilenebilmesi için mevcut belgenin askıya alınmış veya iptal edilmiş olmaması gerekir. Geçerlilik durumu askıda olan belgeler için askı durumunun kaldırılma tarihinden itibaren belgenin geçerlilik süresinin bir yıl sonrasına kadar belge yenileme yapılabilir.
Çalışma kayıtları değerlendirmesiyle belge yenileme başvuruları mevcut belgeyi düzenlemiş olan Kuruluşa yapılabilir. Sınavla belge yenileme başvuruları ise mevcut belgeyi düzenlemiş olan Kuruluşa yapılabileceği gibi belgenin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinin tamamında en az bir yıl süresince sınav ve belgelendirme faaliyetleri yürütmüş olan farklı bir Kuruluşa da yapılabilir.
Belge sahiplerinin belgesinin iptalini gerektirecek bir durum oluşması durumunda madde 4.1. deki şartlar karşılanmalı ve tekrar sınava tabi tutulmalıdır. MYK Ulusal Yeterliliklerinde madde 15’ te belirtilen şartların doğrultusunda belgelerin geçerlilik süresi dolması ya da yenilenmesi durumunda yenilenir. Yeniden belgelendirme, belgelendirme programı şartlarına dayandırılır. Yeniden belgelendirme için gerekli şartlar aşağıdakilerden biri veya birkaçı olmalıdır.
NFS BELGELENDİRME yeniden belgelendirme yaparken Ulusal Yeterliliklerde belirtilen koşullarda dikkate alınarak aşağıda belirtilen hususlar dikkate alınır.
Belgelendirilmiş kişiler, NFS BELGELENDİRME ‘un gerek duyurularını gerekse telefon ile yapılan bilgilendirmeleri takip etmek ve gerekliliklerini yerine getirmekle yükümlüdür.
Ancak belgeli personel yeterlilik belgesini yenilemek istemiyorsa geçerlilik süresinin dolmasından hemen sonra belge iptal edilir. Bu durumda, yeterlilik belgesinin kullanımından doğan haklardan belgeli personel yararlanamaz. İdari birim sorumlusu ya da Belgelendirme Müdürü tarafından belgeli personelden belgesini 15 (on beş) iş günü içerisinde NFS BELGELENDİRME ‘a iade etmesi istenir. İptal olan veya askıya alınan belgeler MYK ‘ya bildirilir.
Adayın belgelendirme yapılması için yeterli olup olmadığı, ilgili yeterlilik için MYK tarafından belirlenmiş kriterler, kapsam ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususlar dikkate alınarak gerçekleştirilen sınavlarla (Teorik, Performans, Mülakat ) belirlenmektedir. NFS BELGELENDİRME bu aşamada tüm adayların sunduğu dokümanları ve sınav sonuçlarını yazılım aracılığıyla objektif ve sistematik olarak incelemektedir.
Belgelendirme kararlarını verecek kişilerden belgelendirme kararının verilmesi sürecinde, her değerlendirme öncesi Karar Verici ile belge almak isteyen kişiler arasında çıkar çatışmasına engel olmak için (adayların sınav ve son 2 yıl içinde eğitiminde yer almış olmak,ticari ve aile yakınlık ilişkilerinin olması ) personelden taahhüt alınır, çıkar çatışması olması durumunda Karar Verici hiçbir şekilde belgelendirme kararı veremez.
Sınavda görev almış Sınav Yapıcı aynı sınavın Karar Vericisi olamaz.
rik sınavı yaptıktan sonra Sınav Yapıcı, adayın sınav kayıtlarını (doküman ve video kaydı) NFS BELGELENDİRME’ye imza karşılığında ve kapalı zarf içerisinde Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürüne teslim eder. Sınav Yapıcı 5 takvim günü içerisinde İdari Birim Sorumlusundan ilgili dokümanları teslim alarak NFS BELGELENDİRME ‘un verdiği cevap formuna göre adil ve geçerliliği doğrulanabilir bir şekilde sınav kâğıtlarını okur ve puanlamayı yapar, İdari Birim Sorumlusuna teslim eder. İdari Birim Sorumlusu sınav sonuçlarının giriş işlemini gerçekleştirir ve sınav evraklarını Karar Vericiye teslim eder. Sınav video kayıtlarını ise sınavı değerlendirmesi için Karar vericiye Teknik Sorumlu teslim eder. Karar vericiye iletilen sınav kayıtlarına dair dokümanların (Gidiş zarfı) Karar Verici tarafından eksik olup olmadığı incelenir, belgelerde eksik olması durumunda Karar Verici Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü’ne bilgi verir. Karar Verici yazılım üzerinden alacağı (3.01-F14) belge karar formu ile belgelendirme kararı bilgilerini tüm sınav sürecini ayrıntılı izleyerek kamera kayıtlarının uygun alınıp alınmadığını, kamera kaydının MYK rehberine uygun olarak alınıp alınmadığını, adayların sınav süresince tüm faaliyetlerinin uygun olup olmadığını, sınav evraklarının detaylı kontrolünün yapılmasına, puanlamaların doğru olup olmadığına vb formda belirtilen tüm maddelere ayrıntılı olarak dikkat edilerek karar verir son olarak sistemden çıktı alır ve gerekli yerleri doldurarak imzalar. Karar verici 10 takvim günü içerisinde sonuçları Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürüne teslim eder. Adayın belge karar süresi sınavdan sonra en fazla 15 takvim gününde tamamlanır. Kararı sonuçlanan adayları Kalite Yönetim Temsilcisi 3 gün içerisinde MYK ya bildirir. Belgelendirmeye hak kazanan adaylar NFS BELGELENDİRME ‘tan belgelerini teslim alırlar.
Adaylara tüm belgelendirme şartlarını yerine getirene kadar belgelendirme yapılmaz. Belgelendirme kararı, sürdürülmesi, yenilenmesi, askıya alınması, genişletilmesi, daraltılması vb. kararlardan bizzat NFS BELGELENDİRME sorumludur ve bu konularda dış kaynak kullanmamaktadır. NFS BELGELENDİRME ’un belgelendirme karar yetkisi hiçbir şekilde devredilemez. NFS BELGELENDİRME karar verme sürecini bünyesinde sigortalı Karar Vericiler ile sağlamaktadır.
NFS BELGELENDİRME ’tan belge almış kişinin belgesi yırtılmış, zarar görmüş veya kaybolmuş ise NFS BELGELENDİRME ’a başvurarak tekrar belgesinin çıkartılmasını isteyebilir. Bu durumlarda NFS BELGELENDİRME 7(yedi) gün içinde Mesleki Yeterlilik Kurumu’na dilekçe ile veya elektronik ortamla kişinin belgesinin yeniden çıkarılmasını talep eder. Mesleki Yeterlilik Kurumu’nun belge basım süresinden sonra, NFS BELGELENDİRME, kişiyi arayarak belgesinin hazır olduğunu bildirir.
NFS BELGELENDİRME Yönetim Kurulu Başkanı onayı bulunur.
Fotokopisi NFS BELGELENDİRME ‘ta kalmak üzere imzalı orijinal belge katılımcıya verilir.
Düzenlenen belgede, aşağıda belirtilen bilgiler yer alır:
Belgeli personel, kişisel bilgilerindeki değişiklikleri NFS BELGELENDİRME ’a en geç 15 (on beş) iş günü içinde iletmelidir.
Belge sahibinin söz konusu değişiklikler için belirtilen gerekli belgelerle başvurması durumunda, geçerlilik süresi dolmamış bir belge gerekli belge ücreti alınarak NFS BELGELENDİRME tarafından tekrar düzenlenir.
MYK tarafından yapılan düzenlemeler sonucu belgelendirilmiş adayın belgelendirme kapsamında meydana gelecek değişiklikler için aday yeniden sınava tabii tutulacaktır.
Belgelenen personel ile NFS BELGELENDİRME arasında imzalanan 3.01-F.03- Belge Kullanım Sözleşmesi Formu göre belgenin kullanımına ilişkin kurallar tanımlanmaktadır. Belge kullanımı bu kuralları içeren doküman çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.
Belgenin kullanımı konusunda NFS BELGELENDİRME personeli yakından takip alır. Bu kapsamda basın, yayın ve medya titizlikle izlenir. Bu amaçla müşteri ve son kullanıcı şikâyetleri veya ihbarları dikkate alınır. Uygun Olmayan İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü(3.06)’ne göre hareket edilir. Buna takiben yapılan inceleme sonucunda (veya ihbarla gelen) belgeli personelin kurallara uymadığı tespit edilirse, belgeli personelden konuyla ilgili düzeltici faaliyet gerçekleştirmesi NFS BELGELENDİRME tarafından, Düzeltici/Önleyici Talep Formu(1.04-F.01)ile istenir. Belirlenen süre içinde şikâyet veya ihbara konu olan kural ihlalinin giderilmediği görülür ve düzeltici faaliyetin gerçekleşmediği tespit edilirse aşağıdaki işlem sırası takip edilir;
Belge sahibi ile ilgili aşağıda belirtilen durumlardan herhangi biri gözetim sırasında ya da belge geçerlilik süresi içerisinde tespit edildiğinde, uygunsuzluğun durumuna göre belge askıya alınır ya da iptal edilir.
Yukarıda belirtilen şartlar göz önünde bulundurularak yapılan kontroller sonrasında şartların karşılanmadığı tespit edilirse, belge 6 aya kadar askıya alınabilir. Belgenin askıya alınması ile ilgili karar, Belgelendirme Karar Verici tarafından verilir. Verilen karar Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü tarafından belge sahibine yazılı olarak ve MYK Portal üzerinden MYK’ ya bildirilir. Belgelendirilmiş kişi, belgenin askıya alınma kararının tebliğinden itibaren belge kullanımını durdurur ve belgeyi, Belge Kullanım Sözleşmesinde taahhütte bulunduğu gibi en geç on beş iş günü içerisinde NFS Belgelendirmeye iade eder. Belgenin iade durumu Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü tarafından kontrol edilir ve iade edilmediği takdirde öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmaz ise kanuni işlem başlatılır. Belgelendirmiş kişi belgesini kaybettiğini beyan ediyorsa yayınlanmış kayıp ilanını bir dilekçe ile NFS Belgelendirmeye bildirmesi istenir.
Askıya alınan belgenin askıdan kaldırılabilmesi için Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü tarafından belgesi askıya alınan kişiden açıklama ve gerekli kanıtları sunması talep edilir. Açıklama ve sunulan kanıtlar Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü, Belgelendirme Karar Verici ve gerektiğinde Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından incelenir, ihtiyaç duyulması halinde MYK’ dan görüş alınarak belgenin askıdan kaldırılması kararı Belgelendirme Karar Verici tarafından verilir. Belgenin askıdan kaldırılmasına yönelik karar Sınav ve Belgelendirme Personel Müdürü tarafından MYK Portal üzerinden MYK’ ya bildirilir. Belge, belge sahibine elden, posta ya da kargo yoluyla iade edilir. Belge sahibinden açıklama ve kanıt talep edildiği tarihten itibaren 30 iş günü içerisinde inceleme tamamlanır ve karar verilir.
Belgesi askıya alınan veya iptal edilenlerin adı, soyadı, belge numarası, iptal/askı tarihi yer alacak şekilde ilgili taraflara duyurulmak üzere nfsbelgelendirme.com.tr sitesinden duyurusu yapılır.
MYK ‘nın UY bazında düzenlediği değişiklikler Dış Kaynaklı Ana Doküman Listesi (1.01-L.01)’ da tarif edilen yöntemle Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından takip edilerek Sınav Yapıcıya bildirilir. Sınav yapıcının incelemesi sonucuna göre Belgelendirme Prosesinde değişiklik gerekiyorsa Kalite Yönetim Temsilcisi Ölçme Değerlendirme Komisyonu görüşüne sunar. Ölçme Değerlendirme Komisyonu kararı sonucunda uygulama yöntemi faaliyete geçirilir. Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından belgelendirilmiş personeli etkileyen durumlar, e-mail yoluyla veya web sitesi aday sayfasından bilgilendirilir. Belgelendirilmiş personelin sıradaki gözetimine kadar değişikliklerin gereklerine uyması durumunda belgenin geçerliliği devam ettirilir. Uymadığı durumlarda ise belgenin askıya alınması ve/veya iptali durumunda (4.11) maddesinde belirtilen işlemler gerçekleştirilir.
Sınav sonuçları alındıktan sonra, Sınava Katılacak Aday Listesi(3.01-F.04), Sınav Sonuç Raporu(3.01-F13) ile birlikte tüm sonuçlar yazılım üzerinden MYK portala iletilir. Kalite Yönetim Temsilcisi bu bildirimlerin yapılmasından sorumludur.Sınav sonuçları bildirildikten sonra teşvik durumları girilen adayların belgeleri Dosya Sorumlusunun onayından itibaren belge basımına gönderilir.Belge masraf karşılığı çıkan adayların belirtilen ibana yatırılması ile NFS BELGELENDİRME’nin belge ön ödeme sistemine aktarması ile ödeme sistemden çekilerek belge onaylaması yapılır ve matbaaya gönderilir. Kalite Yönetim Temsilcisi belgelerin basımının her aşamasını portaldan takip ederek bilgilenmek isteyen adaylara bilgi verebilir. Belgeler basım işlemleri bitince kargo ile matbaa tarafından NFS BELGELENDİRME’ye iletilir. NFS BELGELENDİRME’ye MYK’nın üzerine yapıştırdığı hologram ile gelen belgeleri YönetimKurulu Başkanı imzalar ve İdari Birim Sorumlusu kayıt altına aldıktan sonra belgelerin iletilmesi için adayları telefon aracılığıyla arayarak belgenin NFS BELGELENDİRME geldiğini ve gerek kargo gerek kişilerin kuruma gelerek alabileceği hakkında bilgilendirir. Kargo yapılacakların adreslerine kargo yapılarak belgeler adaya teslim edilir. Teslim edilirken yenileme süreci hakkında bilgi verilir.
NFS BELGELENDİRME'ye adaylar belgelendirme başvurusu dışında yalnızca istedikleri birimden sınava girmek için başvurabilmektedir. Birim başvurusu aynı belgelendirme başvurusu gibi yapılır, adayın tüm iletişim bilgileri alınır. Aday sözleşmesi imzalatılır. Aday sadece istediği birimin sınavına girecektir. Aynı zamanda başka bir belgelendirme kuruluşundan aldığı birim başarı belgeleriyle gelip belge tamamlama başvurusu yapan adaylarında başvuruları kabul edilir belge alınması için gerekli birimlerden sınava tabii tutulduktan sonra aday NFS BELGELENDİRME tarafından mesleki yeterlilik belgesi almaya hak kazanır. Birim başarı sınavında adaylar yalnızca girecekleri birim değerinde ücret öderler. Belgelendirme başvurusunda olduğu gibi adaylar bir yıl içinde başarısız oldukları birimden 2 kere daha sınava girebilmektedirler.
